ZZP’er in de zorg en de Wkkgz: bijhouden clientdossiers, registreren resultaten en ophalen ervaringen

08/06/2017
door Lex Tabak
  • compliance_featured

Binnenkort komt er een handreiking uit vanuit het ministerie van VWS die beschrijft waar zzp’ers in de zorg, ofwel ‘solistisch werkende zorgverleners’ binnen de Wkkgz aan moeten voldoen. Verleen je zorg voor eigen clienten of doe je dat in opdracht voor een andere organisatie, dan dien je alle eisen op orde te hebben. In een serie artikelen beschrijf ik de verschillende onderwerpen. Deze onderwerpen hebben betrekking op één van de volgende vier onderwerpen: ‘het opzetten van een kwaliteitssysteem’, ‘hoe om te gaan met klachten’, ‘het leren van incidenten’ en ‘overige wettelijke verplichtingen’. Ben je solistisch werkende zorgverlener, dan dien je al deze vier onderwerpen uit te werken. 

Dit artikel heeft betrekking op ‘houd cliëntendossiers bij en registreer de resultaten van uw behandelingen en zo mogelijk ervaringen van uw cliënten’, onder het hoofdstuk ‘het opzetten van een kwaliteitssysteem’.

Een zzp’er in de zorg dient een eigen kwaliteitssysteem te hebben, net zoals dat bij een reguliere zorgorganisatie ook het geval is. Echter, dit hoeft niet zo uitgebreid te zijn als bij een reguliere zorgorganisatie. De eisen zijn dus beperkter dan bij reguliere organisaties, maar uitgebreider dan ze voor 1-1-2016 waren. Sinds die datum staat de zzp’er in de zorg namelijk benoemd in de kwaliteitswet Wkkgz. Als ZZP-er in de zorg dien je aan cliënten, verzekeraars en/of Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) aan te kunnen tonen dat je goede zorg verleent en op verbetering van uw zorgverlening gericht bent. Je moet dus een lerende zorgverlener zijn. Daar is een kwaliteitssysteem voor nodig, zo stelt de wetgever.

Een van de onderdelen van het kwaliteitssysteem, is het clientdossier. Een solistisch werkende zorgverlener dient de beschikking te hebben over een clientdossier, dat voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden. Dit dossier dien je bij te houden, de resultaten van je zorgverlening dien je te beschrijven en de ervaringen van je cliënten dien je op te halen voor zover dat mogelijk is. Het clientdossier is in feite de basis van je bewijsvoering van datgene dat je doet.

Aan dit dossier worden een aantal harde eisen gesteld. Hieronder volgen ze.

  • Leg het Burgerservicenummer van uw cliënt vast in het cliëntendossier.
    Hiermee identificeert jij je cliënt alvorens met de zorg te starten.
  • Houd daarnaast de volgende punten bij in het cliëntendossier, zodat altijd vastgelegd is welke zorg op welk tijdstip je bij wie hebt verricht en wat de resultaten daarvan zijn:

    Naam en – indien beschikbaar – AGB-code van de zorgverlener;
    Data en tijdstippen van de momenten van zorgverlening;
    Relevante feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de cliënt;
    De door jou gestelde diagnoses / observaties;
    Voorkeuren en/of doelen van de cliënt;
    De door u voorgestelde behandelingen / momenten van zorgverlening;
    Verdere afstemming met de cliënt over de mogelijke behandelopties / zorgverlening;
    De toestemming van de cliënt voor de samen gekozen behandeloptie / zorgverlening;
    De resultaten van de behandelingen / zorgverlening;
    De ervaringen van de cliënt.

  • Zorg ervoor dat onbevoegden geen toegang kunnen hebben tot cliëntendossiers. Fysieke dossiers dienen achter slot en grendel te liggen, dus niet op de keukentafel. Digitale dossiers dienen minimaal met een wachtwoord beveiligd te zijn. Beveilig de PC of server waar de digitale dossier op staan minimaal met een wachtwoord.

Heb je geen eigen clienten, maar werk je in opdracht van één of meerdere zorgaanbieders? Denk dan hierom:

  • Maakt in de schriftelijke overeenkomst met jouw opdrachtgever(s) afspraken over de dossiervorming. Sluit je aan bij de dossiervorming van de opdrachtgever(s) of houd je eigen cliëntendossiers bij?
  • Indien je aansluit bij de dossiervorming van jouw opdrachtgever(s): vergewis jezelf ervan dat de dossiervorming voldoet aan de hierboven genoemde eisen. Maak hier afspraken over in de schriftelijke overeenkomst met jouw opdrachtgever(s).

En hoe vindt de controle dan plaats?
Stel dat je ondervraagd wordt door de IGZ, wat gebeurt er dan? Op welke wijze kijken zij naar de zorgverlener? Tot nu toe heeft de IGZ zich helaas nog niet uitgesproken over de wijze waarop zij zzp’ers beoordeeld. Hieronder een passage uit een ander toezichtskader van de IGZ, dat op dit onderdeel bij zzp verzorgenden en verpleegkundigen best weleens van toepassing zou kunnen zijn. Ik geef hem mee ter overweging.

De norm: Zorgverleners werken methodisch, passend bij hun functieniveau. Dit hele proces wordt duidelijk vastgelegd in het cliëntdossier.

Ik geloof in een volwaardige positie voor zzp’ers in de zorg binnen en zet mij daar sinds 2006 voor in.
Steun je mijn activiteiten voor zzp’ers in de zorg?
Word dan lid van SoloPartners; de partij die mijn activiteiten mogelijk maakt.

De inspectie kijkt of er methodisch wordt gewerkt. Daarnaast kijkt de inspectie onder meer of het cliëntdossier en het zorgleefplan is gemaakt volgens de regels die de zorgsector zelf heeft afgesproken. De inspectie kijkt of de cliënt wordt verzorgd door zorgmedewerkers met de juiste kennis en vaardigheden. En wordt, als dat nodig is, op tijd specifieke deskundigheid ingeschakeld? Wie stelt de doelen op, houdt afspraken bij en wordt dit bijgehouden in het dossier?

Tot zover het onderwerp ‘clientdossier’. Dit onderwerp is op zichzelf al behoorlijk en hij maakt onderdeel uit van het bredere onderwerp ‘kwaliteitssysteem’, dat op zijn beurt weer onderdeel uitmaakt van vier onderwerpen waar de zzp’er aan moet voldoen. Niet iedereen heeft zin om dit allemaal zelf uit te werken en te organiseren. Binnenkort schrijf ik over dienstverlening en het HKZ keurmerk voor zzp’ers, die al deze onderwerpen in zich dragen, zodat zzp’ers niet het wiel zelf hoeven uit te vinden.

Lex Tabak

Over

Lex Tabak. MSc. werkt als coach, adviseur, expert en toezichthouder binnen het publieke domein. Op dit blog valt veel terug te lezen over zelfstandige zorgprofessionals. Sinds 2006 zet hij zich in voor de positionering van deze zzp’ers in de zorg. De activiteiten voor deze groep worden inmiddels duurzaam gefaciliteerd door branche organisatie Solopartners. Voor een uitgebreide kennismaking klik hier , voor contact hier.