Handreiking VWS ‘leren van incidenten’: zzp’er heeft meldplicht bij calamiteiten

29/12/2016
door Lex Tabak

Een ruime maand geleden publiceerde het ministerie van VWS een handreiking voor kleine zorgaanbieders zoals zzp’ers. Deze handreiking gaat in op het leren van incidenten, de registratie ervan en het (verplicht) melden bij de Inspectie in geval van ernstige risico’s of nalatigheid. Binnen deze handreiking krijgt de Wkkgz voor een stukje handen en voeten voor de zzp’er in de zorg en valt op te maken hoe de overheid naar de zzp’er kijkt. 

Waarom een handreiking?
Ik heb eerder dit jaar hier, hier en hier geschreven over zzp’ers en de nieuwe kwaliteitswet Wkkgz. Aangezien de kwaliteitswet een zogenaamde ‘kaderwet’ is, is de precieze uitwerking ervan niet vastgesteld. Dat is iets dat het ministerie graag overlaat aan het veld. Het probleem in het geval van de zzp’er: er is geen ‘veld’. Er zijn geen partijen die zich bezig houden met de uitwerking van de Wkkgz wetgeving naar het praktische werk van de zzp’er in de zorg. Dat was voor mij een van de meest voorname argumenten om het proces van een HKZ keurmerk voor zzp’ers in gang te zetten. Ondertussen heeft het ministerie zich dus gebogen over een van de meest voorname onderdelen van het zorgproces binnen de Wkkgz: het cyclisch verbeteren van de zorg door het leren van incidenten. Dat geldt voor alle zorgaanbieders, dus ook voor zzp’ers en kleinschalige zorgaanbieders. Om die reden dus een aparte folder over dit onderwerp. Tijdens het opstellen van deze folder heeft het ministerie contact gehad met diverse groepen zzp’ers en heeft zij een aantal maal deze presentatie gegeven.

Ik geloof in een volwaardige positie voor zzp’ers in de zorg binnen en zet mij daar sinds 2006 voor in.
Steun je mijn activiteiten voor zzp’ers in de zorg?
Word dan lid van SoloPartners; de partij die mijn activiteiten mogelijk maakt.

Waar komt het op neer?
Als zzp’er in de zorg ben je een formele zorgaanbieder en zal je moeten voldoen aan de verplichtingen die vanuit de Wkkgz gelden. Dat is één zin die leidt tot een wereld aan verantwoordelijkheden. Een van de onderdelen binnen de Wkkgz betreft het leren van incidenten. Aangezien je met kwetsbare mensen te maken hebt dien je aan te tonen dat je wil leren van de fouten of bijna fouten die je maakt. Waarom? Om te voorkomen dat het nog een keer gebeurt.

De Inspectie:
“Bij deze verantwoordelijkheid (voor de kwaliteit van zorg, red.) past ook het continu verbeteren van de zorg. Hoeveel voorzorgsmaatregelen een zorgaanbieder ook neemt, calamiteiten zijn niet altijd te voorkomen. Zorg is immers mensenwerk. Belangrijk is wat een zorgaanbieder met een calamiteit doet. Gebruikt hij deze om er van te leren en maatregelen te nemen die mogelijke herhaling in de toekomst kunnen voorkomen? Van een zorgaanbieder wordt verwacht dat hij zorgt voor een open werkklimaat, waarin van fouten geleerd wordt en waarin men elkaar aanspreekt.”

De overheid is van mening dat een zorgaanbieder moet beschikken over ‘lerend vermogen’. Dat je openstaat voor verbeteren.De Wkkgz gaat uit van het vermijden van fouten en niet het verwijten maken aan het adres van de zorgverlener en dat is een positieve insteek, maar dat vraagt wel een professionele en volwaardige houding richting je eigen handelen. De basis van dat handelen is dat je incidenten en calamiteiten beschrijft en zo nodig meldt.

Wat is een incident? Een incident is ‘een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, en heeft geleid, had kunnen leiden of zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt’. Anders gezegd: als er iets gebeurd is wat jij als zorgverlener niet had verwacht en wat mogelijk (!) tot schade had kunnen leiden, spreken we van een incident. Die drempel ligt dus vrij laag.

Wat is een calamiteit? Calamiteiten zijn ernstige incidenten waarbij de cliënt is overleden of een ernstig schadelijk gevolg ondervindt.
 Bij een calamiteit moet het dus daadwerkelijk tot iets schadelijks geleid hebben voor de cliënt. Die drempel ligt hoger en kent zwaardere verplichtingen als er sprake van is. 

Hieronder ga ik in op de verplichtingen die gelden bij een incident en de verplichtingen die gelden bij een calamiteit. Let op: een calamiteit is altijd ook een incident, maar een incident niet altijd een calamiteit. Wat je dus leest bij incident, moet in ieder geval ook bij een calamiteit opgevolgd worden.

Verplichtingen bij incidenten

  • Alle incidenten dienen te worden geregistreerd in een systeem van veilig melden. Je hebt dus een systeem nodig waar je incidenten in beschrijft. Dit kan een Word of Excel document zijn, maar ook een digitaal systeem zoals VIM Digitaal. Jouw systeem wordt bij een controle beoordeeld op de aanwezigheid ervan en de wijze waarop incidenten zijn beschreven;
  • Een incident die voor de client merkbare gevolgen zou kunnen (!) hebben of heeft gehad, moet een aantekening krijgen in het cliëntendossier. Of een incident met merkbare gevolgen beschreven is in het dossier, wordt bij controle beoordeeld;
  • De client zelf en diens familie of mantelzorgers, dienen op de hoogte gebracht te worden over het incident. Uitleg geven, verontschuldigingen aanbieden en aangeven wat je gaat doen om dit incident in de toekomst te voorkomen, horen bij een professionele afhandeling van incidenten. Mochten client of familie dit incident willen melden, dan kan dat via het Landelijk Meldpunt Zorg. Deze site valt sinds 1-1-2016 onder de Inspectie voor de Volksgezondheid;
  • 
Als je in een samenwerkingsverband werkt, bied je een bepaalde mate van continuiteit van zorg. In zo’n geval moet je met elkaar bespreken op welke wijze de registratie en het melden bij de client tot stand komt. Er wordt hierbij geredeneerd vanuit het perspectief van de client, niet het perspectief van de individuele zorgverleners. Je zal dus op eenzelfde wijze moeten handelen in dit soort gevallen;
  • Naast de registratie en het melden bij de client, dien je uiteraard ook iets te doen met het incident. Je zal het op zo’n manier opvolging moeten geven, dat het aannemelijk is dat het de volgende keer niet meer voorkomt. Het analyseren en bespreken kan bijvoorbeeld tijdens intervisie bijeenkomsten. Die dien je dus ook zelf te organiseren of er deel aan te nemen als die kans je geboden wordt. Het vastleggen van de conclusies van die reflectie is verplicht, evenals de wijze waarop je verbetermaatregelen treft;
  • Daadwerkelijk de verbeteringen implementeren die je hebt vastgesteld is een logische, maar ik wil hem toch wel genoemd hebben. Het moet aantoonbaar zijn dat je actie hebt ondernomen op het incident.

Verplichtingen bij calamiteiten

  • De verplichtingen die gelden bij incidenten, gaan ook op bij calamiteiten, maar in dit geval zijn er meer verplichtingen van toepassing;
  • Binnen drie werkdagen moét de calamiteit gemeld worden bij de Inspectie via deze webpagina. Het niet melden van een calamiteit is een wetsovertreding en kan leiden tot een bestuurlijke boete;
  • In het geval van een calamiteit dient er een calamiteitenonderzoek gedaan te worden. Ook door de zzp’er. De Inspectie: “Zorgaanbieders zijn eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg en daarom wettelijk verplicht calamiteiten te melden bij de inspectie. Dit geldt ook voor een solistisch werkende zorgverlener. Zij moeten ook regelen dat er onderzoek gedaan wordt en dat de juiste verbetermaatregelen worden genomen om herhaling in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen.”
  • Dat onderzoek dient binnen 8 weken aan de Inspectie overhandigd te worden. De Inspectie sluit het onderzoek als je laat zien dat er geen dreiging meer is op herhaling, het onderzoek adequaat is afgehandeld en verbetermaatregelen zijn beschreven en uitgevoerd.

Hieronder een stroomschema zoals de Inspectie deze heeft opgesteld:

screen-shot-2016-12-29-at-15-04-26

Het komt er dus samengevat op neer dat de zzp’er in de zorg voorbereid zal moeten zijn op het adequaat afhandelen van incidenten en calamiteiten. De wijze waarop je om gaat met een onvoorziene gebeurtenis, het verzamelen van mensen om je heen met wie je kunt reflecteren op fouten en kennis hebben van de procedures en verplichtingen die gelden, lijken logische eerste stappen in dit proces. De flyer ‘leren van incidenten’ helpt daarbij.

Lex Tabak

Over

Lex Tabak. MSc. werkt als coach, adviseur, expert en toezichthouder binnen het publieke domein. Op dit blog valt veel terug te lezen over zelfstandige zorgprofessionals. Sinds 2006 zet hij zich in voor de positionering van deze zzp’ers in de zorg. De activiteiten voor deze groep worden inmiddels duurzaam gefaciliteerd door branche organisatie Solopartners. Voor een uitgebreide kennismaking klik hier , voor contact hier.